Rijksuniversiteit Groningen (Kwartiermaker DIV)
Februari - september 2024

Mijn opdracht bij de RUG bestaat uit drie onderdelen, een risicoanalyse opstellen met betrekking tot het informatiebeheer, archivering bij de RUG, informatiekaarten maken en een voorzet doen voor een plan van aanpak voor een eventuele aanbesteding voor een document-management systeem.

De RUG moet een andere weg inslaan als het gaat over informatiebeheer. Dit vakgebied is bij de RUG bij de intrede van digitalisering niet meegegaan in de ontwikkelingen. Dat heeft tot gevolg dat er te weinig aandacht is geweest voor het archiveren van digitale informatie. Ik heb door interviews te houden met verschillende medewerkers en door analyses te doen op werkprocessen van verschillende organisatieonderdelen een risicoanalyse opgesteld. Hierbij heb ik alleen de onderdelen die te maken hebben met het vakgebied DIV meegenomen. Onderdelen zoals Privacy & Security en ICT zijn buiten de scope gebleven, dat viel buiten mijn opdracht. De risicoanalyse maakt deel uit van het Volwassenheidsprogramma informatiebeheer bij de RUG.
Het ontbreekt bij de RUG aan inzicht op welke informatie zich waar bevindt. Dit is essentiële informatie voor een team DIV, om die reden zijn informatiekaarten noodzakelijk. De RUG heeft geen volledig overzicht met applicaties en ook een complete architectuurplaat ontbreekt, dit had als basis moeten dienen voor de informatiekaarten. Om die reden heb ik voor een andere aanpak gekozen, nameljik aan de hand van de werkprocessen en interviews met functioneel beheerders en gebruikers heb ik een start gemaakt met de informatiekaarten. Als gevolg van de beperkte tijd, heb ik slechts van een aantal onderwerpen een informatiekaart kunnen opstellen, maar heb ik wel gezorgd dat er een plan van aanpak ligt, waarin de aanpak beschreven staat. Dit plan van aanpak dient tevens als overdrachtsdocument voor dit onderwerp.
De functionaliteit van het huidige documentmanagementsysteem moet aanbesteed worden. Ik stel hiervoor een plan van aanpak op, waarin ook verschillende scenario’s worden toegelicht.
Het team DIV staat voor grote veranderingen. Met mijn kennis en ervaring en achtergrond heb ik het team daar waar nodig en zover mogelijk adviezen gegeven of ben ik als sparringspartner opgetreden. Tevens ben ik regelmatig bevraagd naar ideeën, suggesties en meningen over het vakgebied en heb ik op die manier een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de doorontwikkeling van het team.